演讲者总是抱怨准备太仓促．事实上，只要进行合理分配，时间根本不是问题．
除了雕琢核心观点鲜明的文稿，制作形象生动的幻灯片和熟悉现场技术设备之外，更重要的是搞清以下几个概念并均衡分配时间："说什么"-"怎么说"；"练习"-"预演"；"物质准备"-"心理准备"．
很多经理人都是在演讲结束时才开始大彻大悟："要是我处理那个问题时，稍稍多一点技巧就好了"；"要是能找到更多有说服力的数据来支持我的观点就好了"．当然，演讲过后最追悔莫及就是："要是我有更多时间准备就好了．"这些都是事后诸葛亮，完全于事无补．
事实上，对大多数经理人来说，有再多的时间准备演讲也还是不够．如果你熬了三个晚上来准备，讲完之后你会觉得应该熬五个晚上才行．
时间总显得不够用，部分原因是因为许多经理人在演讲上追求尽善尽美．如何利用这些宝贵的时间（通常也就是指，你是否真正理解了练习和预演的不同），决定了你的演讲是平淡无奇，还是震撼人心．
也就是说，在如何利用时间上并没有什么放之四海而皆准的规律．每个经理人千差万别，他们有各自的目标、演讲经验，对演讲内容和听众的把握能力各异，所采用的视听设备也不同，因此"共同规律"即使有也用处不大．专家认为，更好和更现实的做法是：合理利用你能挤出的每一分钟时间．
雕琢讲稿“说什么”
首先要撰写演讲文稿，然后制作图表或幻灯片来做补充．这好像是显而易见的道理，但是许多经理人却是先做幻灯片，然后再在上面编写句子．尽管有些人可以采用这种方式，但对大多数人来说，颠倒顺序的容易造成演讲杂乱无章、主题涣散．
一旦开始写演讲稿，要留出充裕的时间对文稿进行编辑润色．专业的演讲稿撰写人建议在写第一稿时，要尽可能快，不要停下来去修改已写完的部分，或者去反复推敲措辞．这些工作留到以后来做．简练并生动的语言必须经过不断地修改才能出现，而不是在草稿阶段就可以达到这个效果．
编辑文稿时，要大刀阔斧敢于下手．研究演讲艺术的大卫·登普西教授（david dempsey）说："能用三个观点突出主题，就不要用十个观点，这样反而不能给人留下任何印象．要不断地问自己，这是不是最重要的问题？这是不是最好的例子？这是不是说明我的观点最有煽动力的表达方式？"
如果你的结论或重要观点没有经过精心琢磨和反复修改，登普西认为："不管花多少时间去练习，不管你的演讲技巧有多么高超，都不能掩饰这个根本的缺陷．"
卡内基顾问公司（dale carnegie & associates）的课程总监大卫·格林（david green）建议时间紧张的经理人记住："做好眼前事，胜过事后诸葛亮．"尽管你希望自己的演讲稿和幻灯片出类拔萃，但是你不能在推敲词句上浪费过多时间，何况实际演讲的时候也许不会照本宣科．